1. Verantwortlicher
zappmedia GmbH, Hohe Ähren 8B, 14195 Berlin, Deutschland. Datenschutzanfragen: datenschutz@zappmedia.de; Telefon: +49 30 252 96 541.
2. Welche Daten wir verarbeiten
Wir verarbeiten E-Mail-Adresse, optionalen Namen, Konto- und Teamzugehörigkeit, Berechtigungen, Auftragsangaben, hochgeladene Dokumente, Arbeitsfassungen, Übersetzungen, Guthaben- und Zahlungsreferenzen sowie Supportnachrichten. Beim Zugriff entstehen technische Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, Browserangaben und Sicherheitsprotokolle. Die Daten stammen von Ihnen, von Personen, die Sie einladen oder Aufträge teilen, und aus der Verarbeitung. Dokumente können Daten weiterer Personen enthalten.
3. Wofür und auf welcher Grundlage
Zugang, Dokumentprüfung, Angebote, Übersetzungen, Abrechnung und auftragsbezogener Support dienen der Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Für Beschäftigte eines Geschäftskunden sowie für Sicherheit und Missbrauchsabwehr gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f: berechtigte Interessen an Bereitstellung und Schutz des Dienstes. Gesetzliche Nachweise beruhen auf Buchst. c; gesondert erteilte Einwilligungen auf Buchst. a. E-Mail-Adresse und Pilotfreigabe sind für den Zugang, Dokument und Sprachwahl für die Dokumentprüfung und Ihre Annahme für einen kostenpflichtigen Auftrag erforderlich. Ohne diese Angaben ist die jeweilige Leistung nicht möglich. Dokumentprüfung, Preisermittlung und Qualitätsprüfung erfolgen automatisch; persönliche Bonitäts- oder Werbeprofile erstellen wir nicht.
4. Ihre Dokumente und KI-Verarbeitung
Dokumentinhalte werden bereits bei der Dokumentprüfung und anschließend für Übersetzung und Prüfung sowie, wenn Sie es auswählen, für die Aufbereitung des Ausgangstexts verarbeitet. Wir nutzen keine Kundendaten zum Training von KI- oder Übersetzungsmodellen. Auch beauftragte KI-Dienste dürfen sie nicht für Training oder Modellverbesserung verwenden. Übersetzen wir personenbezogene Daten nach Weisung eines Geschäftskunden, handeln wir als Auftragsverarbeiter; dafür ist eine gesonderte Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Diese Erklärung ersetzt sie nicht. Klären Sie vor dem Upload die Berechtigung und besondere Anforderungen an sensible Daten, etwa Gesundheitsdaten.
5. Wer Daten erhält
Erforderliche Daten erhalten Hosting-, Speicher- und KI-Dienste sowie berechtigte Betriebs- und Supportpersonen. Für Voranalyse, Übersetzung, Überarbeitung und Prüfung nutzen wir KI-Sprachmodelle von OpenAI Ireland Ltd., Google Cloud EMEA Limited (Google Cloud Vertex AI) und Anthropic, PBC (USA). Welcher Anbieter einen Arbeitsschritt übernimmt, richtet sich nach dem jeweils eingestellten Modell; ein Auftrag kann mehrere Anbieter nutzen. Mail und Support betreibt zappmedia selbst; unser Supportkontakt ist localizer-support@zappmedia.de. Im Team gelten die Auftragsrechte: Die Administration sieht alle Aufträge, Mitglieder eigene und mit dem Team geteilte Aufträge.
Anfragen zu menschlichen Zusatzleistungen. Stellen Sie im Portal eine Anfrage zur Weiterbearbeitung durch Menschen, übermitteln wir Ihre Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Firma, auf Wunsch Telefonnummer), Ihre Angaben zur Anfrage (gewünschte Leistungen, Fachgebiet, Zielgruppe, Wunschtermin, Nachricht, Rückrufwunsch), die betroffenen Aufträge mit Namen und Nummern sowie die von Ihnen ausgewählten Dateien (Ausgangsdateien und Ergebnisse, mit Dateinamen) an die Projektleitung der zappmedia GmbH. Dort werden sie streng vertraulich und nur für Angebot und Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet. Größere Dateien stellen wir über einen nicht erratbaren Download-Link bereit, der nach 14 Tagen abläuft und bei Löschung des Auftrags endet; Abrufe protokollieren wir ohne den Link selbst (Zeitpunkt, Ergebnis, gekürzte Kennung der Netzwerkadresse). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Das Portal speichert Ihre Nachricht und Kontaktangaben nur bis zur Zustellung, längstens sieben Tage; die inhaltsfreien Angaben zur Anfrage (Vorgangsnummer, gewählte Leistungen, Zeitpunkte) löschen wir nach 180 Tagen. Die Team-Administration Ihres Kontos erhält die Eingangsbestätigung in Kopie. Für die weitere Bearbeitung gilt die Datenschutzerklärung der zappmedia GmbH: https://www.zappmedia.de/office/datenschutz.html
Fachliche Recherche
Zur Prüfung von Fachbegriffen und Sachverhalten nutzen wir die Websuche von OpenAI Ireland Ltd. Dabei werden auftragsbezogene Suchbegriffe, Fragen und begrenzte Kontextangaben verarbeitet. Diese können personenbezogene Angaben enthalten. OpenAI kann zur Durchführung der Recherche weitere Such- und Inhaltsanbieter einbeziehen und diesen Suchanfragen übermitteln. Wir begrenzen die übermittelten Angaben durch technische Vorgaben und Filter; eine vollständige Anonymisierung wird nicht gewährleistet.
Bei der KI-Verarbeitung und Recherche können Daten außerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, insbesondere in den USA. An Anthropic, PBC übermitteln wir Daten unmittelbar in die USA. Unsere Vereinbarungen mit OpenAI, Google und Anthropic sehen dafür EU-Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor. Informationen und Kopien anwendbarer Garantien erhalten Sie über unseren Datenschutzkontakt. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung wird nicht zugesagt.
6. Zahlungen
Im Pilot nutzen wir ausschließlich die Stripe-Sandbox. Stripe verarbeitet beim Checkout Zahlungs-, Rechnungs- und gegebenenfalls Steuerdaten. Im Portal speichern wir Zuordnungen, Beträge, Währungen und Status für Guthaben, Belege und Erstattungen, keine vollständigen Kartendaten. Vor echten Zahlungen ergänzen wir die endgültigen Zahlungsparteien, ihre Rollen und Datenflüsse.
7. Speicherung, Export und Löschung
Konto- und Auftragsdaten bleiben für Kontonutzung, Bearbeitung und Ergebnisbereitstellung gespeichert; eine automatische Löschung aller Dokumente nach Lieferung gibt es derzeit nicht. Verfügbare Quellen und Ergebnisse können Sie unter Einstellungen → Mein Konto als ZIP exportieren. Sie können löschbare Aufträge löschen und Ihr persönliches Konto schließen; ein gesamtes Teamkonto schließt nur die Administration. Bei Löschung endet der Zugriff sofort. Online-Inhalte und Arbeitsdateien werden frühestens 24 Stunden nach Löschanforderung und erst nach Abschluss erforderlicher Vorgänge und Bestätigung angebundener Systeme gelöscht. Inhaltsfreie Löschnachweise verbleiben 180 Tage, abgeschlossene Benachrichtigungsmetadaten 30 Tage. Unsere Sicherungen laufen spätestens 90 Tage nach Löschung der Betriebsdaten aus; Fristen von Dienstleistern richten sich nach deren Bedingungen. Erforderliche Finanz-, Sicherheits- und Rechtsnachweise bleiben für ihren Zweck und gesetzliche Fristen erhalten. Weitere Log-, Support- und Dienstleisterfristen sind noch zu bestätigen. Verbindungen und privater Dokumentenspeicher sind verschlüsselt; verarbeitende Systeme müssen Inhalte entschlüsseln können.
8. Cookies und Browserspeicher
Für die Anmeldung setzen wir ein notwendiges Sitzungscookie mit höchstens zwölf Stunden Gültigkeit; Abmelden beendet die Sitzung. Anmeldelinks verfallen nach 15 Minuten. Ihre gewählte Sprache und die Anzeigeeinstellung des Karussells werden lokal gespeichert, bis Sie sie ändern oder den Browserspeicher löschen. Diese Funktionen ermöglichen den gewünschten Dienst und Ihre Einstellungen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Im Portal setzen wir keine Werbetracker oder Analysewerkzeuge ein.
Dateien aus Google Drive. Die Google-Skripte für die Auswahl aus Google Drive lädt Ihr Browser erst, wenn Sie im Portal die Schaltfläche dafür mit Maus oder Tastatur ansteuern oder anklicken. Danach laufen Anmeldung, Zustimmung und Dateiauswahl direkt zwischen Ihrem Browser und Google, mit Ihrem eigenen Google-Konto; Google erhält dabei technische Daten wie IP-Adresse und Browserangaben. Wir fordern nur die Berechtigung „drive.file“ an: Das Portal erhält Zugriff ausschließlich auf die Dateien, die Sie auswählen, nicht auf Ihr übriges Google Drive, und ändert dort keine vorhandenen Dateien. Mit „In Google Drive speichern“ legt Ihr Browser eine fertige Übersetzung auf Ihren Wunsch als neue Datei in dem Ordner an, den Sie in der Auswahl von Google wählen, oder in „Meine Ablage“. Dafür holt Ihr Browser die Übersetzung aus dem Portal und überträgt sie direkt an Google, mit derselben Berechtigung „drive.file“, die auch die so angelegte Datei umfasst. Vorhandene Dateien ändert oder überschreibt das Portal nicht. Am Auftrag speichern wir nur, ob die Quelle aus Google Docs, Google Sheets, Google Slides oder Google Drive stammt, damit wir das passende Format vorschlagen können; Kennungen Ihrer Google-Dateien speichern wir nicht. Ihr Browser lädt die gewählten Dateien von Google herunter (Google Docs, Tabellen und Präsentationen als exportierte Office-Datei), verschlüsselt sie und überträgt sie wie einen normalen Upload; danach gilt für sie diese Erklärung wie für jedes hochgeladene Dokument, einschließlich der Verarbeitung nach den Abschnitten 4 und 5. Den kurzlebigen Zugriffsschlüssel von Google verwendet nur Ihr Browser; Google-Zugangsdaten wie Passwörter oder Zugriffsschlüssel speichern wir nicht. Für Ihr Google-Konto ist Google eigener Verantwortlicher (im EWR und in der Schweiz Google Ireland Limited); bei einem Konto Ihrer Organisation gelten zusätzlich deren Vereinbarungen mit Google. Die Verbindung trennen Sie im Portal mit „Verbindung zu Google trennen“ oder in Ihrem Google-Konto unter „Verknüpfte Apps“. Es gelten die Rechtsgrundlagen aus Abschnitt 3; das Laden der Google-Skripte ist für die von Ihnen gewünschte Funktion erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
9. Nachrichten und Freigaben
Anmelde- und Einladungsmails ermöglichen den Zugang. Optionale Auftragsmeldungen aktivieren und deaktivieren Sie in den Einstellungen. Sie enthalten Auftragsnummer und geschützten Link, keine Dokumenttexte oder Anhänge. Bei eingerichteten Webhooks erhält Ihr gewählter Dienst diese Angaben. Erstellen Sie einen Freigabelink für eine fachliche Rückfrage, können Personen mit diesem Link die betreffende Frage und den dafür bereitgestellten Textausschnitt sehen und beantworten. Geben Sie Links nur an vorgesehene Empfänger weiter; bereits zugestellte Nachrichten unterliegen auch deren Speicherregeln.
10. Ihre Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit (Art. 15–20 DSGVO). Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Gegen Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen (Art. 21); wir setzen sie dann nur bei gesetzlichen Fortsetzungsgründen fort. Wenden Sie sich an datenschutz@zappmedia.de. Bei Daten in Dokumenten eines Geschäftskunden unterstützen wir dessen Bearbeitung Ihrer Anfrage. Sie können sich bei einer Datenschutzaufsicht beschweren, insbesondere an Ihrem Wohn- oder Arbeitsort. Für unseren Sitz zuständig: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit; Kontakt siehe unten.